Топ ошибок при переезде банка: как их избежать

По разным причинам учреждения, в том числе и банки, иногда, за время своего функционирования, вынуждены перебираться на новое место. Организация транспортировки – трудоёмкое дело, особенно если деятельность переезжающей компании связана с хранением ценных, важных бумаг и в офисе находятся различные архивы и картотеки. Залогом успеха удачного переезда и быстрого восстановления работы подразделения служит продуманная по всем статьям подготовка.

Основными ошибками при переезде являются:

• недостаток времени, отведённого на работу грузчиков;
• отсутствие маркировки мебели и плана ее расстановки;
• неправильный выбор способа транспортировки;
• недооценка объёмов груза и времени выгрузки.

Не менее важно начать подготовку заранее, готовить документацию и продумывать план действий на момент транспортировки следует не меньше, чем за неделю до событий. Накануне можно будет успеть решить только самые актуальные вопросы, всё основное должно быть учтено в подробностях.

Как с меньшими трудозатратами подготовиться к переезду

При смене места нахождения офиса предпочтительнее будет модель быстрого переезда, которую можно реализовать за несколько дней и полностью вернуться к полноценному рабочему режиму. Быстрый переезд банка в данном случае необходим в связи со спецификой работы: сотрудники активно пользуются ценными бумагами, архивными материалами, в полном объёме нуждаются в имеющейся оргтехнике.

Фактически, перебираясь на новое место, нужно заранее оценить ряд моментов:

• Выяснить, что может вызывать дискомфорт на новой территории;
• Получить план помещения с метражом и указанными источниками питания;
• Составить список лиц, нуждающихся в оповещении о перемене адреса учреждения, например, клиентов.

Также нужно оценить объём перевозимых вещей для своевременного и грамотного подбора автотранспорта.

Советы по организации подготовки к транспортировке

Лучшим решением будет назначить координатора, одного или нескольких человек, которые будут отвечать за поставленные задачи в период переезда.

Для размещения вещей можно выбрать один или несколько авто, учитывать нужно не только объём, но и ситуацию на дороге, так как экономичнее будет отслеживать по пробкам один грузовик, чем несколько меньших машин. Для разных целей заранее нужно иметь чёткую схему проезда.

Составить план размещения мебели и оргтехники с учётом особенностей нового помещения, как руководство для грузчиков и сотрудников, предусмотреть необходимость приглашения бригады грузчиков и такелажников при наличии тяжеловесных сейфов.

Как организовать упорядоченную перевозку документов

При переезде потребуется оптимизировать размещение мебели и документов в грузовом автомобиле. Для упрощения поставленной задачи нужно осуществлять загрузку в соответствии с планом поэтапной выгрузки и расстановки на новом месте:

• мебели и крупного оборудования;
• оргтехники, компьютеров;
• упакованных бумаг;
• бытовых, канцелярских принадлежностей.

Для того чтобы избежать лишних трудозатрат, план нужно проработать с приглашёнными для погрузки специалистами. Отправляя имущество, нужно составлять общую опись, или описывать вещи и документы по отделам.

Что закупить для упаковки и маркировки

Наиболее ценные бумаги можно заранее сдать на хранение, остальные картотеки, личные дела должны быть отсортированы и упакованы. При транспортировке для экономии места их можно разместить туда, где они обычно хранятся, но в упаковке. Для полной сохранности можно предусмотреть закупку упаковочных материалов:

• Скотч – для фиксации дверей шкафов и прочих подвижных элементов;
• Упаковочную плёнку – для того, чтобы при необходимости можно было обернуть стопку дел, заполненный стеллаж;
• Коробки и папки – для маркировки и размещения бумаг;
• Стикеры.

С помощью стикеров можно на месте показать грузчикам, что и как расставлять, пометить коробки в соответствии с их расположением, указывая отдел, номер шкафа, полки, отсека.

Восстановление режима работы после транспортировки

Принимать все предметы от транспортной компании нужно по описи. После прибытия сотрудников на место следует назначить распорядителя в каждом отделе для решения различных вопросов по размещению техники, документации. Вероятно, для подключения оргтехники и установки компьютеров потребуются специалисты.

Планируя график возобновления работы банка нужно учитывать, что первые дни будут достаточно сложными и попытаться снизить предполагаемые объёмы работ.

Укрепить и оснастить новые банковские помещения поможет компании АПИТ, специализирующаяся на установке бронированных дверей, панелей, окон и других защитных бронеконструкций.